Checkliste Event: Veranstaltungstechnik sicher planen

Die meisten Probleme am Eventtag entstehen Wochen vorher, in einer Anfrage, in der eine Zahl fehlt. Eine Gästezahl ohne Raum, ein Raum ohne Stromanschluss, ein Programm ohne Uhrzeit. Jede dieser Lücken kostet später eine Rückfrage, und manche fällt erst auf, wenn der Transporter schon vor der Tür steht.

Diese Checkliste geht die Punkte in der Reihenfolge durch, in der sie bei der Planung von Veranstaltungstechnik wichtig werden: erst die Eckdaten, dann Ton, Licht und Bühne, danach Strom, Wege, Zeiten und Genehmigungen. Wer sie vor der Anfrage einmal durchgeht, bekommt ein Angebot, das passt, und einen Eventtag ohne Überraschungen.

Am Anfang stehen Gästezahl, Raum und Programm

Starten Sie mit Datum, Uhrzeit, Gästezahl und den Programmpunkten. Erheben Sie dann die Raumgröße und die Deckenhöhe und klären Sie, ob es eine Bühne gibt und ob die Veranstaltung innen oder außen stattfindet. Notieren Sie Materialien wie Glas oder Stein, die Hall erzeugen, und prüfen Sie, wie weit sich der Raum abdunkeln lässt. Legen Sie ein realistisches Budget fest und halten Sie Reserve zurück.

Erfragen Sie bei der Location die Stromanschlüsse und den Internetzugang, falls Einspielungen oder ein Stream geplant sind. Klären Sie außerdem, ob aufgezeichnet wird, ob es nur Beschallung braucht und wer Ton, Licht und Video betreut, Ihr eigenes Team oder ein Dienstleister. Eine einfache Skizze mit Bühne, Wegen und dem Platz für das Mischpult ersetzt viele Sätze.

Diese Angaben gehören in jede Anfrage:

• Datum, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung
• Gästezahl und Art des Programms, etwa Rede, DJ, Band oder Show
• Ort, Raumgröße, Deckenhöhe, innen oder außen
• vorhandene Stromanschlüsse und Internet
• Zeitfenster für Lieferung, Aufbau und Abbau
• Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer

Mit diesen Eckdaten lässt sich präzise kalkulieren, unnötige Optionen fallen weg, und die passende Technik kann reserviert werden. Eine Antwort mit einem Vorschlag bekommen Sie bei uns innerhalb eines Werktags.

Typische Lücken in Anfragen kosten Zeit

Viele Anfragen sind kurz und klingen eindeutig: 100 Gäste, Firmenfeier, Freitagabend. Für die Technik fehlt darin fast alles. Ob 100 Gäste eine Rede hören oder zu einer Band tanzen, macht bei der Tontechnik den Unterschied zwischen zwei kompakten Lautsprechern und einer Anlage mit Subwoofern und Monitoren. Nennen Sie darum immer das Programm, Punkt für Punkt.

Ähnlich ist es mit dem Raum. Ein großer Saal kann 200 oder 2000 Quadratmeter haben, eine Decke von drei oder zehn Metern. Zwei, drei Fotos aus verschiedenen Ecken und die Maße aus dem Grundriss der Location sagen mehr als jede Beschreibung. Beim Strom reicht die Angabe vorhanden nicht. Gefragt sind die Anschlussart, also Schutzkontakt oder CEE, und wo die Anschlüsse liegen.

Bei den Zeiten wird oft nur der Beginn genannt. Für die Technik zählt aber, ab wann aufgebaut werden darf, wann Einlass ist und bis wann der Raum wieder leer sein muss. Dazu kommt der Name einer Person bei der Location, die Zufahrt, Aufzüge und Stromfragen beantworten kann. Ist das Budget noch offen, hilft eine ehrliche Spanne. Dann lassen sich zwei Varianten vorschlagen, eine schlanke und eine vollständige.

Ein realistisches Budget hat drei Posten

Was Veranstaltungstechnik kostet, hängt nicht nur an den Geräten. Neben der Technik selbst bestimmen der Zeitraum, das Personal und die Anfahrt den Preis. Ein Abend kostet weniger als ein Wochenende, eine Anlage, die nach dem Aufbau allein läuft, weniger als eine, an der den ganzen Abend jemand steht. Auch die Mietart spielt hinein: Selbst abgeholt in der Alten Grammophonfabrik, geliefert, oder geliefert mit Aufbau und Bedienung.

Legen Sie für die Technik eine Spanne fest und halten Sie einen Teil als Reserve zurück, etwa für einen zusätzlichen Programmpunkt oder eine längere Nacht. Bei der Tontechnik gibt es Richtwerte: ab 149 Euro pro Tag für Sprache bis 80 Personen, ab 279 Euro für einen DJ bis 150 Personen und ab 649 Euro für eine Band bis 300 Personen. Für Licht und Konferenztechnik nennen wir den Preis im Angebot, abgestimmt auf Ihren Ablauf.

Ton und Licht richten sich nach dem Programm

Bei Sprache zählt Verständlichkeit. Zwei Lautsprecher und ein Funkmikrofon sind oft genug. Für DJ oder Band kommen Subwoofer, mehr Kanäle am Mischpult und Monitore hinzu. Beim Mikrofon entscheidet der Ablauf: Ein Headset sitzt nah am Mund und ist sicher bei Bewegung, Handfunk ist flexibel, ein Lavalier unauffällig, aber empfindlicher. Planen Sie genug Eingänge für Gesang, Instrumente und Zuspieler und halten Sie ein kabelgebundenes Mikrofon als Notlösung bereit.

Gutes Licht schafft Orientierung und ruhige Gesichter. Zuerst kommt das Grundlicht für Publikum und Bühne, mit weichem Licht von vorn, Akzente setzen Sie sparsam. In kleinen Aufbauten reichen statische Spots und ein paar Raumleuchten. Legen Sie wenige, klare Szenen an, etwa Vortrag, Diskussion, Video und Show, dann lässt sich schnell schalten, auch wenn mehrere Personen helfen.

Vor dem Einlass werden Ton und Licht einmal geprüft: ein kurzer Soundcheck in der Reihenfolge Sprache, Zuspieler, Gesamtpegel, dann die Lesbarkeit von Hintergründen und die Helligkeit der Wege. Wie viel Technik zu welcher Gästezahl passt, steht ausführlich in unseren Ratgebern zu Ton und Licht.

Bühne und Traversen brauchen Nachweise

Definieren Sie Bühnenmaß und Belastung. Offene Seiten brauchen ein Geländer, Stufen einen Handlauf und rutschfeste Beläge. Für Traversen, die Gerüste aus Aluminium, an denen Licht und Lautsprecher hängen, und für Bühnendächer sind Statik, Lastpläne und klare Kennzeichnungen Pflicht. Prüfprotokolle und Montageanleitungen liegen beim Aufbau bereit.

Hängepunkte müssen gekennzeichnet sein, Sicherungsseile korrekt angebracht. Eine fachkundige Person übernimmt Aufbau und Abnahme, und vorher steht fest, wer das ist. Markieren Sie Stützpunkte, Hängepunkte und Wege für Crew und Gäste. So sind Lasten korrekt verteilt, und Rückfragen von Location oder Versicherung lassen sich schnell beantworten. In Niedersachsen regelt die Versammlungsstättenverordnung, welche Anforderungen für größere Veranstaltungsräume gelten.

Strom und Kabelwege entscheiden über die Sicherheit

Erfassen Sie die vorhandenen Anschlüsse: Schutzkontakt-Steckdosen mit 230 V sowie CEE mit 16 A oder 32 A, umgangssprachlich Starkstrom. Planen Sie Reserve für Spitzenlasten und trennen Sie Ton und Licht auf eigene Stromkreise, über Schutzkontakt oder CEE mit FI-Schalter. Verteilen Sie die Last auf mehrere Abgänge und beschriften Sie die Stromwege.

Nutzen Sie geprüfte Kabel, sichern Sie Wege mit Matten und legen Sie Kabelwege so, dass sie sich nicht kreuzen. Halten Sie Abstand zwischen Scheinwerfern und Vorhängen oder Deko und wählen Sie Materialien mit geeignetem Brandverhalten. Im Außenbereich sind spritzwassergeschützte Steckverbinder Pflicht, Übergänge werden gegen Feuchte abgedeckt.

Eine kleine Notfallbox mit Tape, Batterien und Ersatzkabeln spart Zeit, wenn etwas ausfällt. Ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass deckt Schwachstellen auf, solange noch Zeit ist, sie zu beheben. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung beschreibt in einer Publikation zur Veranstaltungstechnik, worauf es dabei ankommt.

Bei Vorträgen mit Stream kommt das Internet dazu

Wird eine Veranstaltung gestreamt oder sind Teilnehmer online zugeschaltet, gehört das Internet auf die Checkliste wie der Strom. Fragen Sie die Location nach einer kabelgebundenen Leitung für die Technik und nach der Uploadrate, die dort tatsächlich ankommt. Für einen Stream in 1080p planen Sie rund 10 Mbit Upload als groben Richtwert, mit Reserve. Das Gäste-WLAN reicht dafür selten, weil es sich jeder im Saal teilt.

Eine zweite Leitung per LTE und eine lokale Aufzeichnung fangen Ausfälle auf. Klären Sie außerdem, wer bei der Location für das Netz zuständig ist und am Eventtag erreichbar bleibt. Ein Test mit der Plattform, die am Tag genutzt wird, zeigt vorher, ob alles durchkommt.

Zeitfenster und Wege werden vorher festgelegt

In der Innenstadt sind Lieferfenster knapp. Klären Sie Zufahrt, Parkflächen, Weglänge und die Traglast der Aufzüge. Große Häuser arbeiten mit festen Slots, eine rechtzeitige Buchung sichert Ihnen Zeit zum Aufbauen und Einleuchten. Weisen Sie den Platz für das Mischpult aus, damit die Sicht auf die Bühne frei bleibt.

Teilen Sie dem Team genaue Zeiten mit: Lieferung, Aufbau, Probe, Einlass, Showstart, Abbau. Planen Sie einen Puffer von 30 bis 60 Minuten ein, um kleine Verzögerungen abzufangen. Notieren Sie die Kontaktdaten der Haustechnik und des Sicherheitsdienstes. So bleibt der Ablauf ruhig, und alle wissen, wann sie wo gebraucht werden.

Bei der Technik haben Sie drei Wege: Sie holen sie in der Alten Grammophonfabrik selbst ab, Sie lassen sie liefern, oder Sie buchen Lieferung mit Aufbau und Bedienung. Wir sind in Hannover und der ganzen Region im Einsatz, für Messen und große Events auch weiter.

Ein Beispiel: Firmenfeier mit 150 Gästen

Nehmen wir eine Firmenfeier mit 150 Gästen in einem Saal in Hannover. Auf dem Programm stehen eine Begrüßung, eine Rede, das Essen und danach ein DJ bis Mitternacht. Beim Ton passt das Paket DJ bis 150 Personen mit zwei Tops, zwei Subwoofern, zwei Funkmikrofonen und einem kleinen Pult, ab 279 Euro pro Tag. Die Funkmikrofone tragen die Begrüßung und die Rede, die Subwoofer den Abend auf der Tanzfläche.

Beim Licht passt das Paket Medium bis 150 Personen: Ambientelicht an den Wänden, vier Frontscheinwerfer für die Bühne, zwei Seitenlichter und, wenn die Location zustimmt, ein Hazer für die Tanzfläche. Ton und Licht laufen auf getrennten Stromkreisen. Steht nur Schutzkontakt zur Verfügung, werden die Verbraucher auf mehrere Kreise verteilt, damit keine Sicherung fliegt.

Der Zeitplan könnte so aussehen: Lieferung um 14 Uhr, Aufbau bis 16:30 Uhr, Soundcheck und Lichttest bis 17:30 Uhr, danach eine Stunde Puffer, Einlass um 18:30 Uhr, Begrüßung um 19 Uhr, Abbau nach Mitternacht. Jeder dieser Punkte hat einen Namen im Team, und die Haustechnik kennt den Plan. Mit diesen Angaben lässt sich das Angebot in einem Durchgang schreiben, ganz ohne Rückfragen.

Draußen kommen Wetter, Strom und Nachbarn dazu

Eine Veranstaltung im Freien braucht mehr Vorbereitung als eine im Saal. Prüfen Sie zuerst, ob für die Fläche eine Anzeige oder Genehmigung nötig ist, und rechnen Sie dafür mit Vorlauf. Informieren Sie die Nachbarn und vereinbaren Sie Pegelgrenzen, die abends rechtzeitig sinken. Lautsprecher, die aufs Publikum und von Wohnhäusern weg zeigen, kommen mit weniger Lautstärke aus.

Ohne Wände, die den Klang tragen, braucht die Tonanlage mehr Reserve als im Saal. Licht wirkt erst, wenn es dunkel wird, Programmpunkte mit Licht gehören darum in die Dämmerung. Alle Geräte brauchen die passende Schutzklasse, Steckverbinder sind spritzwassergeschützt, Übergänge werden gegen Feuchte abgedeckt. Stative und Traversen werden mit Sandsäcken oder Gewichten gegen Wind beschwert, und für Bühnendächer gelten Statik und Lastpläne genauso wie für Traversen.

Klären Sie den Strom besonders früh. Auf vielen Flächen gibt es keinen Anschluss in der Nähe der Bühne, oder nur eine einzelne Steckdose. Wie viele Kreise und welche Anschlussart verfügbar sind, entscheidet darüber, wie viel Technik überhaupt betrieben werden kann. Für den Fall eines Gewitters steht vorher fest, wer die Veranstaltung unterbricht und wohin die Gäste gehen.

Am Eventtag hat jede Aufgabe einen Namen

Am Eventtag treffen drei Seiten aufeinander: Sie als Veranstalter, die Haustechnik der Location und der Technikdienstleister. Legen Sie vorher fest, wer auf Ihrer Seite entscheidet, wenn sich etwas ändert, und geben Sie diese Person mit Telefonnummer an alle weiter. Die Haustechnik kennt Stromverteilung, Zufahrt und Brandmelder, sie gehört zum Aufbau dazu.

Teilen Sie den Ablaufplan mit allen Beteiligten, mit Uhrzeiten und Namen. Wer schaltet Ton und Licht, wer gibt das Zeichen für den nächsten Programmpunkt, wer begleitet Referenten zur Bühne? Je weniger am Abend abgesprochen werden muss, desto ruhiger läuft er. Nach dem letzten Programmpunkt beginnt der Abbau, und auch hier zählt die Zeit: Bis wann muss der Raum leer sein, wo steht der Transporter, und wer nimmt den Raum mit der Location ab.

Nach dem letzten Programmpunkt zählt der Abbau

Der Abend ist vorbei, die Arbeit noch nicht. Planen Sie das Abbaufenster genauso konkret wie den Aufbau: Ab wann dürfen Kabel und Lautsprecher abgebaut werden, bis wann muss der Raum leer sein, und wo darf der Transporter zum Laden stehen? Große Teile wie Traversen und Bühnenelemente werden erst abgebaut, wenn die Gäste den Raum verlassen haben, die Wege bleiben bis dahin frei und gut beleuchtet.

Haben Sie die Technik selbst abgeholt, gehört die Rückgabe in den Zeitplan. Prüfen Sie beim Einpacken, ob alles vollständig ist, Kabel, Netzteile und Funkempfänger eingeschlossen, und melden Sie Schäden gleich mit. So ist die Rückgabe in wenigen Minuten erledigt, und die Technik steht für die nächste Veranstaltung bereit.

Genehmigungen und ein Notfallplan geben Ruhe

Prüfen Sie früh, ob eine Anzeige oder Genehmigung nötig ist, vor allem bei Außenflächen. Informieren Sie die Nachbarn und setzen Sie Pegelgrenzen, die abends rechtzeitig sinken. Halten Sie Fluchtwege frei und machen Sie Notausgänge sichtbar.

Legen Sie die Rollen im Team fest: Einsatzleitung, Bühne, Gästeinformation. Definieren Sie Handzeichen und Telefonnummern. Bestimmen Sie, wer Ton oder Strom stoppt, wenn es nötig wird, und wo sich das Team im Alarmfall trifft. Ein kurzer Durchlauf vor dem Einlass klärt die Abläufe und verkürzt die Reaktionszeit im Fall der Fälle.

Die ganze Checkliste gibt es auch als PDF mit sieben Kapiteln, zum Ausdrucken und Abhaken. Sie finden sie unten auf jeder Seite unter Checkliste Veranstaltungstechnik.

Gute Events beginnen mit klaren Daten, die Technik folgt der Vorbereitung. Wer Gäste, Raum, Strom und Zeiten kennt, bekommt die passende Technik zum passenden Preis, und am Abend selbst bleibt Zeit für das, worum es eigentlich geht.